2 ene. 2012

La Gestión de Proyectos de TI

Es habitual pensar en la gestión de proyectos como una tarea basada en el manejo y revisión diaria de los detalles representados en un diagrama de Gantt, tratando de que las tareas se lleven a cabo en los tiempos y con los recursos estimados. En realidad, para algunos proyectos no hay mucho más que hacer, sin embargo, en la mayoría de ellos, la incertidumbre acecha en todo momento y a menudo este es el caso de los proyectos de Tecnología de Información.

La posibilidad de que un proyecto TI finalice de manera satisfactoria pasa por llevar a cabo un exhaustivo control de muchos más factores de los que a priori se tiende a pensar.

Todo ha de comenzar por la participación en la oferta, el gestor del proyecto ha de participar de manera activa en la oferta y en las fases previas de acercamiento al cliente. Antes de que un proyecto comience ya se han decidido muchos de los aspectos que van a marcar la relación entre el cliente y el proveedor así como las expectativas que el cliente tiene del proyecto.

Hemos de tener muy en cuenta el entorno en el que se va a desarrollar el proyecto, el contexto social, cultural, legal y económico donde se lleva a cabo y como condiciona este a los agentes que van a participar de una u otra manera: clientes, proveedores, administración pública, miembros del equipo de trabajo.

Es preciso analizar con detalle el contexto tecnológico en el que vamos a trabajar, la tecnología que conforma la infraestructura y los sistemas sobre los que vamos a trabajar y el ecosistema donde se va a implantar el proyecto final; y cuando digo con detalle, me refiero a todos los detalles, proveedores, versiones, proyectos pasados con sus consiguientes resultados y opiniones, usuarios finales del proyecto.

Igualmente es muy importante conocer todos los detalles acerca de la organización del equipo de TI del cliente, quien y como se conforma dicho equipo, como trabajan, quien toma las decisiones importantes, quien es un facilitador de información clave, que estándares o metodologías usan para su tecnología, etc.

A partir de aquí, toca seleccionar adecuadamente a nuestro equipo, es importante seleccionar bien a todos los perfiles que participarán en el proyecto y si no se pueden elegir, al menos hay que preparar adecuadamente a las personas acerca de lo que se van a encontrar y que se espera de ellos.

En este punto es muy importante afianzar los detalles de alcance del proyecto, repasando con el cliente, y siempre que se pueda en presencia de las personas más importantes del equipo el alcance pactado en la oferta, los detalles del plan de trabajo a cumplir y el calendario de reuniones y entregables si los hubiere.

Con esto, y algunos otros detalles que el medio no da para extender, podemos comenzar con el trabajo, haciendo un buen seguimiento sobre nuestro Gantt, motivando adecuadamente a nuestros recursos y manejando con mucha cautela las expectativas del cliente.

Recuerda que se estima que más de un 60% de los proyectos no finaliza de manera satisfactoria. Hagamos lo posible por cambiar esto, en realidad no es tan complicado.

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